Gestor de tempo lista 5 atitudes para não perder os prazos
Quinta feira à noite e você ainda está no trabalho, correndo
para terminar o projeto que deve ser entregue na sexta às 9h. Soa familiar?
Conseguir cumprir os prazos de projetos sem enlouquecer é um desafio, mas não é
impossível.Para ajudar nesta tarefa, EXAME.com conversou com o especialista em
gestão de tempo Luciano Meira, diretor de conteúdo da
FranklinCovey Brasil, que listou cinco dicas para ajudar quem
não quer mais perder prazos. Confira abaixo:
Não negligencie a realidade
O primeiro passo para não atrasar compromissos é, segundo
Meira, se comprometer apenas com aquilo que você sabe que vai conseguirá
cumprir. “Não dá para negligenciar a realidade e assumir mais do que é possível
em tempo hábil”, afirma.
Faça um planejamento semanal
O hábito de planejar sua semana com antecedência é pouco comum
entre as pessoas, mas extremamente funcional, segundo o especialista. Para ele,
a falta de um planejamento acaba levando a pessoa a postergar tarefas – que são
acumuladas para a reta final, muito em cima de um prazo.
O planejamento pode ser feito com a ajuda de uma agenda,
calendários de papel ou aplicativos e softwares. “Pessoalmente, eu uso o
calendário do Microsoft Outlook, que me deixa organizado quanto aos meus eventos
e tarefas”, sugere.
Não procrastine
Tarefas grandes ou complicadas podem desanimar qualquer um, mas
é importante não procrastinar quando uma responsabilidade assusta. “A dica
nesses casos é: comece. Escolha uma ação menor, mais simples e faça”, diz Meira.
Ele explica que dar os primeiros passos (ainda que pequenos) incentiva as
pessoas a dar novos passos.
Além da revisão semanal, o hábito de fazer um fechamento do dia
pode ajudar a evitar procrastinação. “Fazer um levantamento do que já foi feito
até então e do que não pode deixar de ser feito no dia seguinte, com metas
claras, é essencial”, diz.
Não engane o cérebro
O velho truque de colocar um prazo anterior para “enganar seu
cérebro” e fazê-lo acreditar que algo é para quinta em vez de sexta, por
exemplo, não funciona. “Não adianta”, diz o especialista. “Você sabe qual é o
real prazo e, se não tomar cuidado, vai deixar tudo para a última hora contando
com este dia “extra” que criou”.
Para o especialista, é importante que haja, sim, um
planejamento que leve em consideração imprevistos, mas o “dia extra” é para o
caso de incidentes e atrasos, não para você tentar (e falhar) mentir para si
mesmo. Se o dia sobrar, ele pode servir para uma revisão do seu trabalho
concluído. “Se você dormir e revisar o projeto finalizado no dia seguinte, terá
uma mente mais crítica e pode melhorar o que já estava pronto”, afirma.
Tenha o equilíbrio como palavra de ordem
“Muita gente estica as horas no escritório achando que vai ter
mais produtividade, mas acaba sendo o contrário”, relata Luciano. Tempo de lazer
é essencial para o processo criativo e, de acordo com o especialista, uma pessoa
que equilibra bem trabalho e vida pessoal vai agir melhor na hora de cumprir
tarefas.
Esse equilíbrio pode ajudar até nos momentos de indecisão. Quem
tem dificuldade para dar o próximo passo de um projeto vai se beneficiar de um
tempo de lazer. “A mente equilibrada ajuda a exercitar coragem para tomar
decisões”, explica o especialista.
Para os mais indecisos, é importante não ficar muito tempo
adiando uma escolha: “É melhor fazer algo inicial quase como um rascunho que
depois será aprimorado do que ficar horas empacado”, conclui.
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